BAKALÁRSKÁ PRÁCE Time management jako - is ambis (PDF)

VYSOKÁ ŠKOLA REGIONÁLNÍHO ROZVOJE A BANKOVNÍ INSTITUT AMBIS, a.s. Studijní program: Regionální rozvoj Studijní obor: Management rozvoje měst a regionů BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Time management jako soubor postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času manažerů v organizaci státní správy a samosprávy Autor: Kateřina Tomsová Vedoucí bakalářské práce: Ing. Emil Antušák, Ph.D. 2018  P r o h l a š u j i, že jsem předloženou bakalářskou práci vypracovala samostatně a všechny citace a prameny řádně vyznačil v textu. Veškerou použitou literaturu a podkladové materiály uvádím v přiloženém seznamu literatury. Současně souhlasím s tím, aby tato práce byla zpřístupněna v knihovně Vysoké školy regionálního rozvoje a Bankovního institutu – AMBIS, a.s. a používána ke studijním účelům v souladu s autorským právem. V Praze, dne 15. 4. 2018 Tomsová Kateřina  Poděkování Na tomto místě bych ráda bych poděkovala svému vedoucímu bakalářské práce Ing.Emilu Antušákovi Ph.D. za jeho podporu, odborné vedení a poskytnuté konzultace.  Zadávací list bakalářské práce Téma: Time management jako soubor postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času manažerů v organizacích státní správy a samosprávy Student : Kateřina Tomsová Vedoucí práce:Ing. Emil Antušák Ph.D Cíl práce: Cílem bakalářské práce je analyzovat pravidla, techniky, nástroje a metody současného Time managementu. V druhé části práce bude zmapovaná situace využívání těchto instrumentů v praktické činnosti manažerů. Závěrem dojde k porovnání možností Time managementu ve veřejné správě a soukromém sektoru. Zásady pro vypracování práce: 1. Úvod 2. Teoretická část 3. Historie a současnost Time managementu 4. Praktická část 5. Rozbor nejčastěji využívaných nástrojů Time managementu v praxi vedoucích pracovníků státní příspěvkové organizace Ministerstva vnitra a společnosti Linet a.s. ze soukromé sféry 6. Doporučení pro praxi 7. Závěr Práce bude založena na kombinaci metod analýzy textů a metodě kvantitativního výzkumu „dotazníkového šetření“. Základním zdrojem dat budou údaje z odborně vydaných publikací na dané téma, data poskytnutá Ministerstvem vnitra, společností Linet a.s. a data z vlastního terénního šetření. Základní literatura: KNOBLAUCH, Jörg,Wöltje, 2008. Time managemnt-Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha, Grada Publishing a.s.105s. ISBN 80-247-1440-X, KNOBLAUCH, Jörg,Wöltje, 2012. Time managemnt-Mějte svůj čas pod kontrolou. Praha, Grada Publishing a.s.206s. ISBN 978-80-247-4431-5, ALLEN, David, 2008. Mít vše hotovo: jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře , Brno:Jan Melvil, 255s. ISBN 978-80-903912-8-4, SMITH, Hyrum W, 2005. 10 přírodních zákonů managementu času a života, Praha: Pragma, 247s. ISBN 80-7205-587-9, JÖNSSON,Bodil, 2007. Deset myšlenek o čase, Praha, Argo, 116s. ISBN 80-7203-824-9,  DELIVRÉ, Francois, 2002. Buďte pány svého času, Praha,Portál,176s. ISBN 80-7178-577-6, _________________________ _________________________ Podpis studenta Podpis vedoucího práce  Abstrakt:Práce zobrazuje efekty využívání time managemetu v podobě technik a nástrojů. Při vědomém plánování času lze u jedince dosáhnout psychické pohody, ale i pracovní výkonnosti. Správné chápání time managementu vede ke spokojenosti manažera a tím je zároveň schopen podávat maximální výkon, dokáže kvalitně vést svůj team kolegů a minimalizují se nežádoucí faktory z pracovního přepětí. Teoretickou částí bylo zrealizováno dotazníkové šetření kvantitativní metodou a podpořeno stínováním dvou vybraných subjektů. Tím došlo k porovnání výsledků a vyhodnocení práce. Klíčová slova: Time management, plánování času, asertivita, metody time managementu, duševní hygiena, stínování, dotazníkové šetření, Abstract: The work shows the effects of using time management in the form of techniques and tools. With conscious time planning, an individual can achieve mental well-being, as well as work performance. A good understanding of time management leads to the satisfaction of the manager, and hence he is able to deliver maximum performance, he can lead his team of colleagues well and minimize undesirable factors from work surges. Theoretical part was realized by questionnaire survey by quantitative method and supported by shadowing of two selected subjects. This compares the results and the evaluation of the work. Key words: Time management,time planning, assertiveness,time management methods, shadowing, questionnaire survey  Obsah SEZNAM ZKRATEK.......................................................................................................5 ÚVOD...............................................................................................................................6 1 Historie a současnost time managementu...................................................................9 1.1 Pojem, cíle a význam času – time management v životě osobním i pracovním 9 1.2 Etapy vývoje time managementu...............................................................12 1.2.1 Time management 1.generace..............................................................12 1.2.2 Time management 2.generace..............................................................13 1.2.3 Time management 3.generace..............................................................13 1.2.4 Time management 4.generace..............................................................14 Shrnutí................................................................................................................17 2 Analýza pravidel, technik, nástrojů a metod soudobého time managementu............. 18 2.1 Pravidla pro efektivní time management....................................................18 2.1.1 Stanovení cílů a priorit – kritérium SMART ........................................18 2.1.2 Delegování pravomocí a povinností.....................................................20 2.1.3 Asertivita.............................................................................................21 2.2 Techniky time managementu.....................................................................23 2.2.1 Časový snímek dne..............................................................................23 2.2.2 Paretovo pravidlo ................................................................................23 2.2.3 ABC analýza .......................................................................................24 2.2.4 Eisenowerův princip............................................................................25 2.2.5 Brainstorming a brainwriting...............................................................26 2.3 Nástroje time managementu ......................................................................28 2.3.1 Blok, diář a plánovací kalendář............................................................28 2.3.2 GTD systém Evernote..........................................................................29 2.3.3 Day Organizer .....................................................................................31 2.3.4 Redmine..............................................................................................31 2.4 Metody time managementu........................................................................31 2.4.1 Myšlenkové mapy ...............................................................................32 2.4.2 Metoda SOUSTO ................................................................................33 2.4.3 Ganttův diagram..................................................................................33 2.4.4 Řízení času podle cílů..........................................................................34 Shrnutí................................................................................................................34  3 Rozbor nejčastěji využívaných nástrojů time managementU .................................... 37 3.1 Vymezení objektu zkoumání .....................................................................37 3.2 Předmět výzkumu......................................................................................38 3.3 Metodika výzkumu....................................................................................38 3.4 Technika sběru dat.....................................................................................39 3.5 Ověření na vzorku respondentů .................................................................40 3.6 Distribuce dotazníku..................................................................................40 3.7 Výsledky dotazníkového šetření ................................................................40 3.7.1 Organizace času...................................................................................41 3.7.2 Plánování.............................................................................................49 3.7.3 Vyrušování..........................................................................................51 3.7.4 Prokrastinace.......................................................................................54 3.7.5 Práce ve stresu.....................................................................................55 3.7.6 Vzdělávání v oblasti time managementu..............................................56 3.7.7 Důležitost time managementu pro osobní a životní harmonii ...............57 3.8 Shrnutí a doporučení pro praxi...................................................................58 4 Pozorování (stínování)............................................................................................. 63 4.1 Výběr vzorku.............................................................................................63 4.1.1 Charakteristika vybraných manažerů ...................................................63 4.2 Průběh stínování manažerů........................................................................64 4.2.1 Manažer – veřejný sektor.....................................................................64 4.2.2 Manažer – soukromý sektor.................................................................66 Shrnutí............................................................................................................67 ZÁVĚR........................................................................................................................... 68 SEZNAM POUŽITé literatury......................................................................................... 70 SEZNAM OBRÁZKŮ A TABULEK.............................................................................. 74 SEZNAM PŘÍLOH......................................................................................................... 76 Příloha 1.............................................................................................................................I  5 SEZNAM ZKRATEK GTD metoda organizace času tzn. to znamená WHAT co překlad z anglického jazyka WHY pročpřeklad z anglického jazyka WHO kdo překlad z anglického jazyka WHEN když překlad z anglického jazyka WHERE kde překlad z anglického jazyka např. například atd. a tak dále RPT datový soubor PDF archivační formát dokumentu XLS tabulková dokument DOC textový dokument RTF jednoduchý formát textového dokumentu  6 ÚVOD Time managemnt souvisí s efektivitou lidských zdrojů, jež v organizaci působí a představuje klíčový zdroj pro organizaci. Jeho významný vliv je hlavně v konkurenceschopnosti organizace. Vzhledem k zvyšující se náročnosti pracovních úkolů dochází k nárůstu významu zvládání hospodaření s časem neboli time managementu. Nejsou- li totiž pracovníci schopni rozlišovat mezi prioritami úkolů a cíli v čase, reálně jim hrozí riziko přepracování z důsledku zahlcení úkolů, prodlužování pracovního dne na úkor soukromého života, vyhoření a tím konkurenceschopnost organizace klesá. Z toho důvodu by měla být v organizaci nastavena priorita, aby pracovníci, ať v soukromé sféře či státní správě, ovládali techniky a nástroje time managementu a tím se vyhýbali úskalím, která plynou ze zanedbávání hospodaření s časem. Pro psychickou stabilitu je důležité, aby pracovní vytížení bylo v rovnováze se spokojeností v našem soukromém životě. Neboli čas nelze koupit, ani nelze směnit, dokonce nelze ani vrátit zpět, je tedy právem označován za nejdražší komoditu, co vlastníme, píše Bodil Jönssonová ve své knize „Deset myšlenek o čase“. Z tohoto hlediska je přínosné umět využívat nástroje a dovednosti time managementu v praxi a tím docílit větší pracovní efektivity a v dalším důsledku i nabytí pohody a dodržování duševní hygieny. Přelom z dvacátého do jednadvacátého století přinesl nový prostor, jakým lidé ve svém životě zacházejí s časem. Čas nám všem denně neúprosně uděluje svých čtyřiadvacet hodin, nehledě na naše postavení, věk, ať jsme bohatí, nebo chudí, zaměstnaní, nebo nezaměstnaní, dospělí, či děti. Každý den po probuzení padne jedna a ta samá otázka: „Co budeme dnes dělat?“ Nejedná se ani tak o to, jak čas „získat“, ale daleko spíš o to, jak dát času správný smysl. Takto o čase smýšlí kniha od autora Francois Delivrí „Buďme pány svého času“. Chceme-li mít čas za svého spojence, nebude pouze stačit se řídit radami, jak uspořádat svůj čas, ale v první řadě je nutné si uvědomit, co pro nás samotné čas znamená a jaký má pro nás význam. Problematice time managementu se věnuje velké množství české i zahraniční literatury. Pacovský (2006) se prostřednictvím své knihy Člověk a čas: Time management IV. generace snaží dostat až na úroveň základních postupů a hodnot, jejichž změna je v souvislosti se změnami v oblasti time managementu nutná. Pacovský se věnuje time managementu 4. generace v kontextu osobního růstu, čímž se snaží docílit toho, aby lidé nejen obstáli, ale také aby byli úspěšní v práci, a to bez újmy na zdraví, rodinném životě a aktivitách volného času.  7 Knoblauch a kol (2012) se v příručce time managementu věnuje smysluplnému plánování denního a týdenního programu, stanovování cílů jako prostředku pro určení priorit jednotlivých úkolů. Klade důraz na vypořádání se s tzv. žrouty času za účelem efektivnějšího výkonu pracovních aktivit. Vedle osvědčených technik určených pro řízení času představuje řadu pomůcek usnadňujících plánování. Významným zahraničním autorem věnujícím se plánování času a využívající známou metodu Gettig Things Done (Mít vše hotovo – GTD) je Allen (2016). Jeho kniha se stala světovým bestsellerem a je přeložena do více než třiceti jazyků. Publikace je založena na principech produktivity bez stresu, doporučuje postupy pro jejich nasazení. Metoda Mít vše hotovo je primárně zaměřena na obsah a význam toho, co člověk potřebuje zvládnout, bez ohledu na konkrétní podobu a konkrétní způsob uspořádání. „Jen když máme čistou hlavu a myšlenky srovnané, můžeme odblokovat svůj tvůrčí potenciál a dosáhnout špičkových výsledků“ (Allen 2016 str. 258). S time managementem úzce souvisí pravidlo 80/20 (Koch, 2008), podle kterého ve 20 % času se lze věnovat činnostem, jejichž efekt bude 80%. Řízení času je přitom založeno na předpokladu, že jedinec implicitně ví, co je a co není dobrým využitím času. Platí-li však pravidlo 80/20, nejedná se o dobrý předpoklad. Autor si všímá toho, že vedle popularity po řízení času roste i touha po řádném využití času tak, aby měl člověk času dostatek. Efektivní řízení času je součástí manažerských technik (Duchoň, 2008). Zjistí-li člověk, že se u něj objevují znaky špatného řízení času, měl by začít pracovat na řízení svého času s respektováním pravidel pro vytvoření správného postupu v oblastech stanovení cílů, plánování, rozhodování, realizaci a kontrolu. Předpokladem pro stanovení cílů je analýza životních a profesních cílů, realizace situační analýzy. Na time management jako nástroj na uplatňování efektivity při práci a na využití a rozvoj citu pro čas, pro sebe samotného a vlastní rytmy pohlíží Uhlig (2008). Jeho cílem je prevence ustavičného shonu v důsledku přemíry pracovních záležitostí a dosažení cíle bez stresu spočívajícím ve vybalancování nejrůznějších nároků. Autor se věnuje jak klasickým metodám organizace času, tak strukturním pokynům, které mohou být adaptovány tak, aby odpovídaly pracovnímu prostředí čtenářů; pozornost je věnována taktéž zlodějům času. Důraz je kladen na kultivování určitých způsobů jednání, jež byly doposud považovány spíše za zlozvyky, a na zjednodušení celého života. Teoretická část bakalářské práce je zaměřena na literární rešerši, kdy první kapitola popisuje pojem managementu a věnuje se hlavním specifikům jednotlivých generací managementu. Obsahem druhé kapitoly je popis pravidel, technik, nástrojů a metod  8 soudobého managementu. Obsahem praktické části byla realizace dotazníkového šetření, jehož účelem je zjištění odlišností ve využívání time managementu ve veřejné správě a v podnikohospodářské sféře. Cílem bakalářské práce je srovnat využívání metod, technik a nástrojů time managementu ve vybraných institucích veřejné správy a podnikohospodářské sféry. V rámci výzkumu byla ověřována následující hypotéza: Pracovníci vybraných podniků v podnikohospodářské sféře využívají více technik a nástrojů time managementu, než pracovníci vybraných podniků ve sféře veřejné. V bakalářské práci jsou využity literární rešerše, srovnávání, indukce a syntézy. Literární rešerše je zpracována za účelem získání přehledu o dosavadním stavu poznání v oblasti time managementu. Metoda srovnání bude využita za účelem porovnat aplikování jednotlivých metod, nástrojů a technik time managementu pracovníky ve vedoucích funkcích ve veřejné sféře a v podnikohospodářském sektoru. Získaná data budou zpracována pomocí indukce a syntézy.  9 1 HISTORIE A SOUČASNOST TIME MANAGEMENTU 1.1 Pojem, cíle a význam času – time management v životě osobním i pracovním Pojem management je odvozen z anglického slova „manage“ – řídit, vést, spravovat, hospodařit. Lze vyjádřit tak, že management představuje uspořádaný soubor poznatků podle určitých hledisek, většinou odpozorovaných z praxe, která jsou zpracována formou návodů pro jednání, nebo jsou stanovena jako principy. „Opírá se o poznatky z oblasti vědních disciplín, které aplikuje a rozvíjí na podmínky řízení. Jedná se o proces organizování, plánování, rozhodování, komunikování, motivování a kontroly, za účelem stanovit a dosáhnout cíle podniku při používání všech jeho zdrojů.“ (Altaxo, 2015) Zároveň je možné management chápat jako relaci mezi řídícím a řízením, nadřízeným a podřízeným. Je možné současně říci, že v řadě případů se může struktura společnosti měnit, a v různém čase se mohou měnit i pozice manažera a podřízeného. „Management je možné chápat jako relaci mezi řídícím a řízeným, nadřízeným a podřízeným. S tím, že obě skupiny mohou být různě početné. V současné době se stále více prosazuje koncept plochých společností, kde je manažerem téměř každý. Je možné současně říci, že v řadě případů se může struktura společnosti měnit a v různém čase se mohou měnit i role manažera a podřízeného.“(KISK, 2018) Mluvíme o multidisciplinárním oboru a teoretické uchopení managementu je mimořádně obtížné, protože se zde naráží na rychle se měnící komplexní komponentu, ve které vystupují nejen přesně měřitelné a definované komponenty, ale také lidé, jejichž chování, emoce či sociální vazby jsou často velice obtížně deterministicky předpověditelné. Management využívá intenzivně poznatků ekonomie, psychologie, sociologie, etiky či informatiky. Snad právě rozvoj informatiky, informačních a komunikačních technologií stojí za jednou z největších změn, které je možné v dějinách řízení podniků pozorovat. Zásadním způsobem se změnila komunikace uvnitř společnosti i komunikace s okolím. Díky internetu se zásadním způsobem proměnil samotný trh, jenž může nabídnout obrovské množství zákazníků či konzumentů služeb, kteří nemusí být lokálně nikterak spojeni s institucí, která tyto služby nabízí.  10 Stále více docházíke změnám struktury organizací. Zatímco ještě před půl stoletím zcela převládaly firmy, které mají strmou pyramidovou strukturu – jednoho ředitele, vyšší management, střední management, nižší management a podřízené zaměstnance – dnes se situace mění směrem k plochým společnostem, kde nejsou role zdaleka tak přesně rozděleny. Manažer již není monarchou, ale spíše koučem a koordinátorem aktivit, který se snaží své spolupracovníky vést za společnými cíli a hodnotami. Objevuje se maticová struktura firmy, tedy její dynamicky se měnící struktura na základě toho, jaké jsou aktuální projekty a zakázky. Tyto trendy postupně pronikají také do veřejného sektoru. Management se musí rozpadat na řadu dílčích disciplín, mezi ně patří například logistika, řízení kvality, informací, projektů, osob, času či znalostí. Jednotlivé oblasti jsou spolu úzce propojené a manažer by se neměl upnout na jednu z nich, ale vždy by měl mít pohled na celek a jeho směřování ke stanoveným cílům. Time management lze definovat jako metodiku zaměřenou na racionální využívání času a hospodaření s časem. Tato metodika se neustále vyvíjí a je prací neustále prověřována. Ovládání time managementu se stává pro úspěch v práci i spokojenost v osobním životě stále podstatnější. Představuje jednu z oblastí soft skills, tzn. dovedností přímo nesouvisející s odbornou kvalifikací, ale v praxi velmi ceněné. Stephen R. Covey definuje time management jako jednu z oblastí managementu zabývající se efektivním plánováním času. Problematika time managementu kromě plánování času, prioritizování úkolů v širším pojetí zahrnuje také nauku v oblasti zvládání konfliktů, oblast rychločtení, dovednost v oblasti vedení schůzek a porad atd. Time management vychází z poznatků řady oborů, jako jsou psychologie, sociologie, filozofie, fyziologie či sociální komunikace. Time management, neboli řízení času, velice úzce souvisí s osobním růstem a rozvojem jedince, představuje součást sebeřízení či life managementu, tzn. managementu života. Ačkoliv doslovný překlad pojmu time management je řízení času, čas nelze řídit, ale může být pouze řízeno, jak efektivně je čas využíván. Efektivní využívání času umožňuje jedinci výkonněji pracovata dosahovat lepších pracovních výsledků. Cílem time managementu je umožnit dosahování stanovených cílů prostřednictvím efektivního výkonu pracovních činností a současně vedení spokojenéhoa vyrovnaného života. Efektivní využívání času přispívá ke spokojenosti jedinců, zvyšuje jejich schopnost vypořádat se se stresovými situacemi, žít kvalitnější a intenzivnější život. Podstata netkví v jakémkoliv naložení se získaným časem, ale v poskytnutí smyslu času a v umění žít naplno. Efektivní hospodaření s časem spočívá v dobré organizaci činností tak, aby byly vyřízeny prioritní činnosti v určeném čase, nikoliv ve splnění veškerých v diáři poznačených činností.  11 Ovládáme-li umění organizace svého času, věnujemeo mnoho méně času řešení krizových situací a více se soustředíme na plánování a strategie, přinášející nejvyšší prospěch, zisk či výsledky. Pak disponujeme časem pro relaxacia rodinu, rozvíjíme vztahy s lidmi, na kterých nám záleží. Hlavním cílem řízení času je harmonizace lidského života, nikoliv dogmatické využívání plánovacích systémů – tyto by měly představovat pouze nástroj umožňující dosažení harmonického pracovníhoi osobního života. Jednotlivec by měl vyváženě svůj čas rozkládat mezi práci, rodinu, osobní aktivity a odpočinek. Pracovnímu času by mělo být věnováno cca 40 až 42 hodin týdně, stejný čas by měl být věnován rodině a akcím sociálního charakteru. Třetina času by měla být vyhrazena na odpočinek a spánek. Výše uvedené rozdělení je pro většinu pracovníků, zejména pak manažerů, nedosažitelné, neboť mají tendenci stále omezovat ostatní činnosti ve prospěch pracovního nasazení. Řada lidí nerespektuje doporučení týkající se rozdělení času na pracovní, rodinný, věnovaný osobním zájmům a odpočinku. Důvodem jsou zejména chyby v plánování vlastního času. Skutečnost, že jedinec špatně řídí svůj čas, se projevuje následujícími aspekty: - nedostatek času věnovaný rodině a koníčkům, - nejasnosti v oblasti priorit a cílů, - nadměrný perfekcionalismus, - vysoká míra stresu, - nízká míra asertivity v oblasti odmítání úkolů, - obavy z delegování, - velký počet lidí, kteří čekají na pracovní schůzku, - realizace unáhlených rozhodnutí, - povrchní řešení problémů, - nedodržování termínů, - trvale napjatý a plný pracovní program. Při plánování času je třeba respektovat následující pravidla: - jedinec není nikdy schopen pracovat naplno na více věcech najednou, - práce bude realizována efektivněji, bude-li rozdělena do více krátkých časových úseků,