Time management - Palmknihy (PDF)

 Time management Prokrastinace, konflikty, vyjednávání, emaily, mobily, angličtina Vyšlo také v tištěné verzi Objednat můžete na www.managementpress.cz www.albatrosmedia.cz David Gruber Time management – e-kniha Copyright © Albatros Media a. s., 2017 Všechna práva vyhrazena. Žádná část této publikace nesmí být rozšiřována bez písemného souhlasu majitelů práv.  TIME MANAGEMENT M A N A G E M E N T P R E S S  David Gruber Time management Prokrastinace, konflikty, vyjednávání, emaily, mobily, angličtina V roce 2017 vydalo nakladatelství Management Press ve společnosti Albatros Media a.s. se sídlem Na Pankráci 30, Praha 4, jako svou 24 952. publikaci Obálku navrhl Petr Foltera Odpovědná redaktorka Irena Ajjanová Technická redaktorka Daruše Singerová Vydání 4. aktualizované a rozšířené Sazbu zhotovilo Grafické a DTP studio Fragment © Albatros Media a.s., 2017 Text © David Gruber, 2002, 2004, 2009, 2017 Všechna práva vyhrazena ISBN tištěné verze 978-80-7261-480-6 ISBN e-knihy 978-80-7261-486-8 (1. zveřejnění, 2017) Objednávky knih: www.managementpress.cz www.albatrosmedia.cz [email protected] bezplatná linka: 800 555 513 Cena uvedená výrobcem představuje nezávaznou doporučenou spotřebitelskou cenu. TIME MANAGEMENT David Gruber Prokrastinace, konflikty, porady, vyjednávání, emaily, mobily, angličtina 4. aktualizované a rozšířené vydání M A N A G E M E N T P R E S S , P R A H A 2 0 1 7  TIME MANAGEMENT David Gruber Prokrastinace, konflikty, porady, vyjednávání, emaily, mobily, angličtina 4. aktualizované a rozšířené vydání M A N A G E M E N T P R E S S , P R A H A 2 0 1 7   5 Obsah „Nejcennější v našem životě je čas…“ ...................................................................... 9 Pojďme ještě hlouběji do historie ............................................................................ 13 J. W. Goethe a time management ........................................................................13 Time is money, takže time management je money management .........................15 Pojďme v historii ještě před Goetha ....................................................................15 Skok do žhavé současnosti – prvé čtyři generace time managementu ...................17 Time management v českých zemích po roce 1945 .................................................21 Poznámka pro některé čtenáře – nabídka k přeskočení části této knihy ............... 23 Time management v českých zemích po roce 1945 – pokračování ....................... 25 Nejznámější knihy dr. Jiřího Tomana a vztah mého oboru k nim ......................... 26 Jak vznikl pojem „time management“ a jak se k nám rozšířil ............................... 32 Jak se usadil pojem „time management“ definitivně v České republice? .............. 34 Nová věda beneopedie – též o čase ......................................................................... 37 Beneopedie a další ....................................................................................................41 Věda, nauka a výsledek = management .................................................................. 44 Ještě jednou tedy souhrnně přehled pojmů ............................................................. 47 Grubrovský pojmový systém – shrnutí ................................................................... 49 Time management a Malý princ ............................................................................. 50 Proč jsou ty všechny „-pedie“ uvedeny v knize o time managementu? .................51 Co nás vlastně trápí a jakým způsobem? ................................................................ 52 Klademe si správné otázky? ................................................................................... 54 Odkud ve svém životě kráčíme, kam směřujeme ................................................... 58 Mapy mysli a jejich výhody pro vás ........................................................................ 62 Konkrétní podoba myšlenkové mapy ..................................................................... 66 O čem mapy mysli vypovídají................................................................................. 82 Jak souvisejí mapy mysli s time managementem ................................................... 84 Co bychom si tedy měli osvojit nového a proč ........................................................ 85  TIME MANAGEMENT 6 Time management konkrétních důležitých oblastí života ................................ 89 Čas a stanovování životních cílů ............................................................................. 89 Jak si tedy uděláte více jasno v tom, co od života chcete? ..........................................93 Jak sestavit ze střípků konzistentní mozaiku? ........................................................ 96 Všeobecné vlastnosti vašich životních cílů ............................................................ 98 Fixujte své cíle .................................................................................................... 98 Vaše cíle musí být přiměřené ............................................................................. 99 Nenechte se zmást jevem zvaným „autoprojekce“ ............................................. 99 Fenomén postupnosti ........................................................................................ 100 Mnohému napomůže počáteční nápor ............................................................. 100 Vysoké vnitřní sebevědomí ................................................................................101 Profesionální koncentrace – univerzální spořič času ............................................103 Psychovzorec® profesionální koncentrace ........................................................... 106 Něco více o vzniku návyku ............................................................................... 109 Správně se koncentrovat je jako správně dojet autem z Brna do Prahy ..........112 Využití u diářových systémů ..............................................................................118 Čas a zvládnutí angličtiny ......................................................................................121 Nabírání koksu vidlemi .....................................................................................122 Neznalost psychické teorie relativity (PTR) .....................................................125 Nezdravá uspokojenost při pocitu hladkého průběhu ......................................126 Málo důsledné tresty za chyby ..........................................................................127 Neznalost psychovzorce zjišťovací a zpětně poznávací paměti (ZP x ZPP) .....128 Neznalost principu opozice podvědomí ............................................................130 Nebrání principu profesionální koncentrace jako hlavního faktoru úspěchu .131 Podcenění mimoslovní komunikace ..................................................................135 Podcenění vazebního pilíře paměti ...................................................................135 Neznalost metody NEANA .................................................................................137 Čas a telefonování...................................................................................................139 Vyrušení zvonícím mobilem – krutý zloděj času ...............................................139 Když už zapnutý mobil zazvonil… .....................................................................142 Mobil se dá ovšem i vypnout… ..........................................................................144 Mobil management – různé další tipy a triky ...................................................146 Jak na mluvky, co nevědí, kdy skončit ...................................................................148 SMS .........................................................................................................................150 Smajlíky a podobná grafika ...................................................................................151  Obsah 7 Denně musíte zvládnout spoustu e-mailů… ..........................................................152 S ohledem na cíl testujte základní parametry každého textu ...........................154 Subjekt, který aspoň trochu známe ...................................................................155 Subjekt, se kterým přicházíme do styku poprvé................................................156 Přísudek .............................................................................................................156 Kauzalita ............................................................................................................156 Objekt .................................................................................................................157 Místo, čas a způsob vzniku textu .......................................................................158 Co s e-mailovým textem udělat? .......................................................................158 Konflikty žerou nejen nervy, ale i čas ....................................................................163 Emocionální fáze konfliktu ................................................................................164 Jak na to vyzrát? ................................................................................................167 Racionální fáze konfliktu ...................................................................................168 Čas a týmová práce aneb Vy jste dobří, ale pomalí spolupracovníci vás zdržují .170 Budujte na svém pracovišti správnou atmosféru conflict managementu .........172 Než někoho dostrkáte k dohodě, to je telefonátů, vzkazů, jednání, urgencí… ....... 175 První období ......................................................................................................176 Druhé období .....................................................................................................177 Třetí období .......................................................................................................179 Čtvrté období .....................................................................................................179 Čas a prodej vašeho zboží a služeb ........................................................................183 Time management pro prodejce vlastní pracovní síly – tj. pro za měst nance ..185 A co když chcete zvýšit plat? .............................................................................186 Delegovat jistě ano – ale jak nejvhodněji? .............................................................189 Čím více kapitalismu, tím je příjemnější být milionářem ......................................193 Co to obnáší „být za vodou“? ...........................................................................194 Být za první vodou .............................................................................................195 Být za druhou vodou ..........................................................................................196 Jak se za ty vody v přijatelném čase dostat? .....................................................196 Lidé se zdají být k bohatství či chudobě předurčeni ........................................ 200 Zlaté pravidlo Jiřího Tomana .......................................................................... 200 Čas a negativní emoce aneb Rozzlobí se každý, ale mistři času se nejrychleji zase zklidní ............................. 202 Jak na akutní stres typu rozčilení .................................................................... 203 Jak na akutní stres typu únava ......................................................................... 205  TIME MANAGEMENT 8 Křižovatka vašich časových plánů – váš diářový plánovací systém aneb Time management v užším slova smyslu .............................................................. 208 Doplněk ke čtvrtému vydání knihy – převažuje již elektronika naprosto? ..... 209 Jádro time managementu ..................................................................................212 Vedeme si svůj plánovací systém – problémy se škrtáním a přepisováním restů ...................................................................................................................213 Míra termínovanosti úkolů – čtyři kategorie ....................................................215 Zápisy v papírovém systému – termínované a polotermínované úkoly kategorie 1 a 2 ...................................................................................................215 Zápisy v elektronickém systému – termínované a polotermínované úkoly kategorie 1 a 2 ...................................................................................................218 Zápis polotermínovaných úkolů kategorie 3 – papírový i elektronický systém .................................................................................................................218 Netermínované úkoly kategorie 4 – papírový i elektronický systém ................219 Rozlišování důležitosti úkolů .............................................................................221 Další možné značky v plánovacím systému – tentokrát ne už pro důležitost ...224 Značení splněných úkolů – systém zelené čáry .................................................226 Vyhnívání úkolů – papírový i elektronický systém ...........................................234 Další pohodlí – papírový i elektronický systém ................................................235 Poslední pojistka – papírový i elektronický systém ..........................................235 Stálé informace v diářovém plánovacím systému – papír i elektronika ..........236 Měsíční rozvrh v diářovém plánovacím systému – papír i elektronika ...........237 Shrnutí k elektronickým plánovacím systémům................................................237 Čím méně civilizace, tím hůře je bez konexí .....................................................238 Jak udržovat telefonní čísla ...............................................................................238 E-mailové adresy ...............................................................................................241 Ostatní součásti osobního informačního systému – papírová klasika i elektronická moderna .......................................................................................... 242 Umění říci NE svým vnitřním bariérám – jeden z nejmohutnějších zdrojů vašeho času ............................................................................................................ 245 Čas a cestování – jak využít prostojů apod........................................................... 248 Čas a kredibilita slušného vyspělého občana zeměkoule ..................................... 250 Až si jednou porozumějí muži a ženy – to pak budou spolu vše řešit bleskem ... 253 Čas a rychločtení ................................................................................................... 259 Czech made turbo multimetodika ve společnosti znalostí ................................... 263 Závěr ...................................................................................................................... 266 Literatura ............................................................................................................... 267 Odkazy z textu ....................................................................................................... 268  9 „Nejcennější v našem životě je čas…“ „…Nikdy jej totiž nemůžeme vrátit. Náš úspěch a spokojenost v živo- tě závisejí do značné míry na tom, jak dokážeme využít čas potřebný pro příjem informací…“ Těmito slovy jsem zahajoval úplně první díl svého prvního vzdělá- vacího televizního seriálu. Nazýval se Kurs rychlého čtení [1]. Námět a scénář jsem psal několik měsíců, natáčelo se po tehdejších důkladných schvalovacích procedurách řadu dní v roce 1986; vysílalo se poprvé jednou týdně od ledna do března 1987 na druhém z tehdejších dvou programů Československé televize. A jediných dvou programů sledovatelných tehdy v celé naší zemi. Dopad na obyvatelstvo byl obrovský. Asi takový, jako kdyby dnes něco šlo v příznivém vysílacím čase na té více sledované polovině z mnoha desítek dostupných televizních kanálů. Co bylo tehdy desetkrát za sebou v televizi, to prostupovalo do povědomí lidí celé země. Celý ten televizní seriál byl v širším slova smyslu o hospodaření s ča- sem, o jeho využití k osobnímu rozvoji, k dobré kariéře. Pojem „rychlé čtení“ neboli „rychločtení“ je totiž podřazeno pojmu „hospodaření s ča- sem“ neboli „osobní informační systém“ neboli „time management“. Rychlým čtením se zde nemyslí například to, když paní učitelka ve školce čte dětem nahlas pohádku a spěchá, aby vše ve vyhrazeném čase stihla dočíst do konce – a proto mluví vyšším tempem, než je obvyklé. Rychlým čtením se zde rozumí soubor asi tří desítek dobrých návyků, schopností a dovedností (= zbraní), které umožňují lepší chápavost, lepší porozumění textu a zapamatování potřebného současně při vyšších rych- lostech čtení. Pak je možné tento pojem pro naše účely v této knize zto- tožnit s pojmem rychločtení. Jedním z důležitých zdrojů rychločtení jsou zahraniční techniky nazý- vané speedreading, Schnellesen, bystroje čtěnije, rapid reading, dynamic  TIME MANAGEMENT 10 reading, photo reading apod. Všechny tyto zahraniční techniky kladly důraz na očně-technické zbraně; mozkové zbraně byly až druhotné. Rych- ločtení je návazné know-how daleko širšího rozsahu a dosahu; má svůj původ v Československu, jeho autorem je autor této knihy. Autorovy prv- ní nesystematické soukromé výzkumy a drobné poradenství spolužákům v efektivním čtení a studiu se datují od konce šedesátých let minulého století. Jeho systematické výzkumy se datují od sedmdesátých let, proslave- né veřejné kurzy pak od osmdesátých let. Na rozdíl od výše jmenovaných zahraničních zdrojů klade české rychločtení důraz na mozkové zbraně a celkově paletu zbraní podstatně rozšiřuje. Má tedy i řadu dalších zdrojů, mezi nimi originální český systém multimetod neboli psychovzorců. Schéma 1 – Základní pojmy rychlé čtení rychločtení hospodaření s časem osobní informační systém time management Ve Schématu 1 jsou další tři pojmy, které budeme pro účely této knihy považovat za synonyma. Hospodaření s časem zde nevnímáme na ce- lostátní, korporátní nebo rodinné úrovni, ale na úrovni jednotlivce. Jeho osou byl od nepaměti nějaký sofistikovaný zápisník, chytrý diář s čím dál bohatší řadou různých oddělovačů, ikonek, předtištěných formu lářů, kapsi ček, telefonních seznamů pevných linek apod. Výrobci tako vých  DAVID GRUBER 11 sofistikovaných zápisníků někdy brali jako urážku, když se takovému sys- tému říkalo obyčejným slovem „diář“. Prosazoval se pojem „plánovací systém“. K tomuto „plánovacímu systému“ příslušely v předpočítačové době ještě osobní kartotéka, tematický archiv výstřižků a osobní knihovna – vše v papírové formě. Tomuto kvartetu jsem dal v osmdesá- tých letech název „osobní informační systém“ a napsal o něm knihu (viz též dále Schéma 2). O osobních informačních systémech byl můj druhý vzdělávací tele- vizní seriál – námětem, scénářem a moderováním. Zdatnými a erudova- nými pomocnými účinkujícími byli Eva Dusová, Bohumil Kolarčík, Ivo Okun – a své si uhrál i můj tehdy šestiletý syn Jan Gruber. Pracovní ná- zev seriálu odpovídal výše uvedenému názvosloví. Celý jeho pracovní název zněl „Osobní informační systémy a využití počítačů“, jak je možno najít v archivech veřejnoprávní České televize. Protože však pra- covní název byl příliš dlouhý a protože začínaly přicházet do módy coby první nesmělé výkřiky takzvané „osobní mikropočítače“ (Sinclair ZX Spectrum, Atari, IQ 151 aj.), tak se na obrazovkách nakonec objevil název seriálu „Počítačová dilemata“. Hlavním mottem seriálu bylo však využití osobních počítačů nikoliv jen ke střílecím hrám (jak si to o nich tehdy myslela drtivá většina obyva- telstva), ale právě k hospodaření s časem v životě jednotlivce, právě k modernizovanému osobnímu informačnímu systému, kde se mikro- počítače se stále lepšími softwarovými možnostmi stávaly konkurence- schopnou alternativou k papírovým plánovacím systémům. V několika dílech seriálu bylo postupně ukázáno, že takový mikropočítač zvládne · tabulkové výpočty (tj. to, co dnes např. MS Excel), · funkci textového editoru (tj. to, co je dnes například MS Word), · databáze, evidence (tj. to, co je dnes mj. obojí výše jmenované), · animaci, tedy pohyblivý obraz se zvukem (tj. dnešní multimédia). V seriálu byli poctivě a s patřičnou úctou zmapováni průkopníci pa- pírových osobních informačních systémů. Šlo například o tzv. „systém chytrých krabic“ Ing. Jana Tůmy z redakce časopisu Věda a technika mládeži (VTM) a zejména o knihy a osobnost dr. Jiřího Tomana, nej-  TIME MANAGEMENT 12 známějšího autora knih o osobním rozvoji v šedesátých až osmdesátých letech minulého století. Jako odvážný čin se jevilo věnování celého jedno- ho dílu počítačům TNS a jejich softwaru vyráběným v JZD Slušovice, protože tehdy byla jakákoliv publicita tohoto agrokombinátu v hlavních médiích velice choulostivou až zakazovanou záležitostí. Opravdu stojí za to podívat se na krátké videoukázky (viz [2], [3], [4], [5] …) a jistě si snadno na internetu najdete další. Seriál tedy pro celou republiku zavedl a rozšířil rovnítko mezi „osobní informační systém“ a „hospodaření s časem jednotlivce“. Za železnou oponou, především v USA, v naprosté informační izolaci, se souběžně začal prosazovat pro totéž pojem time management. Tento pojem v devadesátých letech minulého století, v době nekritického až zbožňujícího obdivu ke všemu západnímu, převládl nad pojmem osobní informační systém. A jeho převaha a všeobecná známost platí dodnes. Schéma 2 – Čtyři součásti osobního informačního systému v předpočíta- čové době osobní informační systém diářový plánovací systém tematický archiv výstřižků osobní kartotéka osobní knihovna  13 Pojďme ještě hlouběji do historie J. W. Goethe a time management Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen, mein teurer Freund, ich rat Euch drum zuerst Collegium Logicum J. W. Goethe, Faust Co že to radí ďábelsky chytrý Mefistofeles ctižádostivému Faustovi, aby jej přivedl k životnímu úspěchu, k oslnivé kariéře? Velmi volně přeloženo: „Milý Fauste, k úspěchu je nezbytné udělat si pořádek v pracovních vě- cech, nejdříve se řádně vzdělat, osvojit si techniky duševní práce. To ti po- může získat čas. Čas, který nám tak rychle a nezadržitelně utíká. Protože vše stojí a padá s uměním využít čas.“ Každý vzdělaný člověk ví, že Goethe žil a tvořil v osmnáctém a deva- tenáctém století (nebo ví, kde si to najít, ha!). Citátem z Goethova vrchol- ného díla jsem chtěl naznačit, že ne vše z time managementu je výplodem amerických vědců, odborných autorů, edukátorů. Někdy to tak totiž vy- padá; a navíc podle nejužívanějšího odborného termínu pro správné hos- podaření s časem – tedy podle anglického termínu „time management“ – by se mohlo zdát, že v USA o hospodaření s časem vědí všechno a zbytek světa se to od nich jen učí. Není tomu tak. I když americká škola moderního time managementu je opravdu mohutná, i když špičku této školy budu v dalších řádcích rád a s patřičnou úctou jmenovat a citovat. Časovou osu průlomových objevů v oblasti moderního time mana- gementu ukazuje Schéma 3. Železná opona od Baltu po Černé moře byla